Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Jalasjärven apteekki (jäljempänä ”Apteekki”)

Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt: Outi Kulmakorpi Apteekkari, Maiju Vuorela Proviisori Tietosuojavastaava

jalasjarven.apteekki@apteekit.net

06 456 7300

Rekisterin nimi

Jalasjärven apteekin verkkokaupan (www.jalasjarvenverkkoapteekki.fi) asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään verkkokaupan tilausten, laskutuksen, yhteydenottojen ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Tietojen käsittelyn teknisen toteutuksen vuoksi osa tiedoista voi sijaita Jalasjärven apteekin alihankkijoilla, joiden kanssa on tietojenkäsittelysopimus.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset perusteet:

1.  rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art 1. a);

2.  käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR6 art. 1. b);

3.  käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kertyy seuraavat tiedot; asiakkaan etu- ja sukunimi, asiakasnumero, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti, tiedot lääkeneuvontatarpeesta ja suoritetusta neuvonnasta. Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Verkkopalvelimella henkilötiedot säilyvät vain tilauksen käsittelyn ajan ja 48 tuntia käsittelyn jälkeen. Tilausvahvistukset, joissa näkyy asiakkaan antamat osoite- ja muut yhteystiedot sekä tilauksen tiedot, talletetaan paperisena ja säilytetään 1 vuoden ajan tilausvuoden lopusta. Apteekkiohjelmistoon tallennetaan tilauksen tekijän nimi mahdollista myöhempää selvittelytarvetta varten.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Apteekki ei luovuta asiakasrekisterin tietoja ulkopuolisille kolmansille tahoille. Apteekki voi kuitenkin luovuttaa asiakastietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Muita tietoja kuin sähköpostien välitystietoja ei lähetetä EU-alueen ulkopuolelle. Sähköpostien välityspalveluna käytetään Mandrill-palvelua, joka on osa Mailchimp-palvelukokonaisuutta. Mailchimp ei takaa, että palvelun kautta kulkevien sähköpostien tiedot pysyvät EU-alueella. Mailchimp on Privacy Shield-sertifioitu.  Tämä tarkoittaa, että Mailchimp voi vastaanottaa EU-kansalaisten tietoja ja takaa sen, että GDPR:n mukaiset tarvittavat prosessit henkilötietojen käsittelemiseen ovat olemassa.

Evästeiden käyttö

Apteekki käyttää verkkokaupassa evästeitä (ns. cookie), joiden avulla seurataan kävijäliikennettä ja parannetaan palvelun laatua.

Evästeet ovat tarpeellisia kaupasta tilaamiseen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu (”Ylläpitäjä”). Jokaisella ylläpitäjällä on henkilökohtainen tunnus ja salasana. Ylläpitäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

1.  oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (I) käsittelyn tarkoitukset; (II) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (III) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (IV) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (V) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (VI) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (VII) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.), Nämä kuvatut perustiedot (I)-(VII) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella.

2.  oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDRP 7 art.)

3.  oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.)

4.  oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (I) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (II) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (III) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (IV) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (V) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.)

5.  oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (I) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (II) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaarin sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (III) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (IV) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odottaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.)

6.  oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.)

7.  oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan alussa mainitulle Tietosuojavastaavalle.